การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคล โดยใช้ตัวหนังสือหรือข้อความแทนการพูดจา ดังนั้นสารในจดหมายจึงต้องเป็นข้อความที่ชัดเจนแจ่มแจ้ง บอกความประสงค์ของผู้ส่งสารได้สมบูรณ์ตามต้องการ ทั้งนี้เพราะผู้รับจดหมายไม่มีโอกาสซักถามขณะที่ได้รับสาร  ถ้าเขียนไม่ชัดเจนจะทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน ฉะนั้นผู้เขียนจดหมายจึงควรใช้ภาษาที่ถูกต้อง สละสลวยเหมาะกับระดับบุคคลและ กาลเทศะต้องมีมารยาทในการเขียน
         ประเภทของจดหมายที่จะเขียนติดต่อกันส่วนมากได้แก่ จดหมายส่วนตัวและจดหมายกิจธุระ
         จดหมายส่วนตัว  เป็นจดหมายที่เขียนถึงผู้ที่เรารู้จักมักคุ้นเพื่อส่งข่าวคราว เล่าเรื่อง ไต่ถามทุกข์สุขแสดงความรัก ความระลึกถึงกัน ความห่วงใย หรือขอความช่วยเหลือกันในระหว่างญาติ มิตร พ่อแม่ ครู ภาษาที่ใช้เป็นภาษาระดับกันเอง หรือที่เรียกว่า ภาษาปาก  แต่ต้องเหมาะสมกับระดับฐานะของบุคคล
         จดหมายกิจธุระ  เป็นจดหมายระหว่างบุคคลที่ติดต่อสื่อสารกันด้วยกิจธุระ เช่น การติดต่อสอบถาม การบอกขายหรือแจ้งรายการสินค้า การเตือน การทวงถาม การแจ้งข่าวสาร หากเป็นจดหมายกิจธุระที่ติดต่อสื่อสารระหว่างบริษัท ห้างร้าน องค์กรต่าง ๆ เรียกว่า จดหมายธุรกิจ ใช้ภาษาระดับทางการ

         การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารวิธีหนึ่งที่ผู้เขียนจำเป็นต้องคำนึงถึงมารยาทในการเขียน  เพื่อให้บรรลุตามจุดประสงค์ที่ต้องการ  และให้การสื่อสารเกิดประสิทธิภาพโดยมีหลักการเขียน ดังนี้
         ๑. ต้องใช้คำขึ้นต้น ลงท้ายจดหมายให้เหมาะสมกับระดับบุคคล
         ๒. มีความสะอาด
         ๓. เลือกใช้กระดาษและซองที่เหมาะสม
         ๔. ถ้าเป็นการเขียนด้วยมือ ต้องให้อ่านง่ายชัดเจน ใช้ปากกาไม่ควรใช้ดินสอ
         ๕. ผนึกตราไปรษณีย์ให้ครบถ้วนตามอัตราค่าไปรษณียากร
         ๖. ไม่สอดสิ่งของมีค่าอื่นใดลงในซองจดหมาย
         ๗.จ่าหน้าซองจดหมาย และระบุรหัสไปรษณีย์ให้ถูกต้อง ครบถ้วน
         ๘. ไม่ใช้ซองหรือ กระดาษตราครุฑ  มาเขียนจดหมายส่วนตัว
         ๙. ไม่นำตราไปรษณียากรที่ใช้แล้วมาใช้ซ้ำอีก
         ๑๐. ใช้ภาษาที่สุดภาพเหมาะสมกับผู้รับ และใช้ถ้อยคำที่กระชับ

การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายในจดหมายส่วนตัว

ตัวอย่างจดหมายส่วนตัว